I. GIỚI THIỆU CHUNG

1. MỤC ĐÍCH

SỔ TAY CHẤT LƯỢNG là tài liệu tổng quát, xác định phạm vi áp dụng; chính sách và mục tiêu chất lượng; giới thiệu hoạt động và cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của cơ quan; các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng; danh mục các quy trình, thủ tục đã ban hành... để lãnh đạo và cán bộ chủ chốt của cơ quan làm cơ sở điều hành hệ thống quản lý chất lượng của mình.

2. PHẠM VI ÁP DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

Hệ thống quản lý chất lượng của UBND phường trình bày trong Sổ tay chất lượng này được áp dụng tại tất cả các bộ phận chuyên môn của UBND phường đối với các quá trình liên quan tới các hoạt động quản lý Nhà nước và cung cấp các dịch vụ hành chính công của UBND phường theo kết quả của Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính trong các lĩnh vực quản lý nhà nước giai đoạn 2007 - 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 của Thủ tướng Chính phủ (Đề án 30) và Nghị định số 63/2010/NĐ-CP ngày 08/6/2010 của Chính phủ về kiểm soát thủ tục hành chính, Quyết định số 1208/2009/QĐ-UBND ngày 29/6/2009 của UBND thành phố Hải Phòng về việc công bố Bộ thủ tục hành chính chung áp dụng tại cấp xã trên địa bàn thành phố Hải Phòng và các văn bản điều chỉnh khác. Theo đó, UBND phường thực hiện việc giải quyết các TTHC các lĩnh vực sau:

1. Lĩnh vực Tư pháp                                    

2. Lĩnh vực Tài nguyên và Môi trường    

3. Lĩnh vực Văn hoá, Thể thao và Du lịch

4. Lĩnh vực Giáo dục và Đào tạo              

5. Lĩnh vực Y tế                                           

6. Lĩnh vực Nội vụ                                      

7. Lĩnh vực Lao động, Thương binh và xã hội

8. Lĩnh vực Giải quyết khiếu nại, tố cáo

9. Lĩnh vực Văn phòng                               

(Chi tiết được nêu trong các quy trình tác nghiệp và các phụ lục quy trình tương ứng)

            3. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA UBND PHƯỜNG

            - UBND phường được tổ chức và hoạt động theo Luật Tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và các quy định khác của pháp luật, chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước HĐND phường và UBND quận Lê Chân.

   - Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình UBND phường đã ban hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân phường theo Quyết định số 02/2012/QĐ-UBND ngày 02/5/2013.

            4. GIỚI THIỆU VỀ UBND PHƯỜNG AN DƯƠNG

Thông tin chung:

Tên cơ quan : Ủy ban nhân dân phường An Dương.

Trụ sở: Số 36/128 Tôn Đức Thắng - An Dương - Lê Chân - Hải Phòng

Tel: 0313.858446    

          Ủy ban nhân dân phường An Dương được thành lập năm 1981 nằm ở phía Tây Nam thành phố; có vị trí địa lý khá phức tạp, giáp ranh các phường Trần Nguyên Hãn, Lam Sơn, Niệm Nghĩa. Phường có diện tích nhỏ 20,5 ha với 17 tổ dân phố, có 2.584 hộ dân, trên 9.221 nhân khẩu, .

          Nhân dân của phường hầu hết là công nhân và lao động phổ thông. Tình hình đời sống của nhân dân còn nhiều khó khăn do thu nhập thấp và không ổn định, sống tại 11 lô nhà tập thể xây dựng từ những năm 60, 70 đã xuống cấp, đan xen là khu phố nghèo có nhiều ngõ, ngách chật hẹp trong các khu dân cư (trước đây là làng An Dương). Trên địa bàn phường không có nhà hàng, khách sạn, không có các trung tâm thương mại, chỉ có 2 cơ sở tín ngưỡng là  Đình An Dương, Chùa An Dương và 3 trường học: trường THPT Trần Nguyên Hãn, trường THCS Nguyễn Bá Ngọc và trường Mầm non An Dương.

   5. CƠ CẤU TỔ CHỨC

             a) Lãnh đạo UBND phường gồm:

+ Chủ tịch: Nguyễn Kim Oanh - SĐT 0983. 220. 161

+ Phó Chủ tịch phụ trách ĐC - ĐT : Nguyễn Hữu Bạo - SĐT 0912. 235. 073

+ Phó Chủ tịch phụ trách VH - XH : Nguyễn Thị Lan - SĐT 0902. 048. 294

          b) Bộ máy giúp việc cho lãnh đạo UBND phường gồm:

+ Văn phòng - Thống kê : 

1. Trần Thị Mai

2. Đặng Thị Thu Hoài

+ Tài chính - Kế toán :

1. Lê Thị Kim Dung

2. Phạm Thị Minh Nhâm

+ Tư pháp - Hộ tịch:

1. Lê Thị Hoa

2. Vũ Xuân Hiệp

+ Địa chính - Xây dựng - Đô thị và Môi trường:

1. Hà Văn Thuân

2. Nguyễn Quang Hiếu

+ Văn hóa - Xã hội:

1. Nguyễn Thị Hồng

2. Trần Thu Thủy

+ Quân sự: Nguyễn Trọng Tuyn

Tổng số cán bộ công chức: 22 người; trong đó 16 nữ. Trình độ đại học: 08 người.

            6. CHÍNH SÁCH CHẤT LƯỢNG, MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG

            a) Chính sách chất lượng

Với phương châm: Công khai, minh bạch, đúng luật, thuận lợi, hiệu lực và hiệu quả

          Lãnh đạo và tập thể cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của UBND phường An Dương cam kết:

            1. Đảm bảo các Thủ tục hành chính được xử lý theo đúng các yêu cầu văn bản pháp quy liên quan.

            2. Xây dựng, tổ chức bộ máy UBND phường hoạt động theo hướng tinh gọn, trong sạch, đội ngũ cán bộ có đủ phẩm chất và năng lực để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, phục vụ tốt các tổ chức, công dân.

            3. Không ngừng hướng tới sự hài lòng của tổ chức, cá nhân thực hiện Thủ tục hành chính tại cơ quan thông qua việc duy trì thực hiện và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.

            b) Mục tiêu chất lượng

Thông qua việc áp dụng, duy trì, cải tiến thường xuyên Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008, UBND phường An Dương  đảm bảo thực hiện các mục tiêu sau:

1. Đảm bảo 100% thủ tục hành chính được xử lý theo đúng thời gian quy định tại Văn bản pháp quy liên quan.

2. Không có khiếu nại, tố cáo của tổ chức, công dân về tinh thần thái độ phục vụ của cán bộ công chức phường;

3. Xây dựng và áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 tại tất cả các bộ phận của phường, phấn đấu đến tháng 11/2013 được đánh giá chứng nhận.

4. Thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các nhiệm vụ do UBND quận Lê Chân đề ra, phấn đấu hoàn thành và hoàn thành xuất sắc 100% chỉ tiêu kinh tế xã hội đã đăng ký với UBND quận.

II. HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

1. PHẠM VI

Hệ thống quản lý chất lượng của UBND phường An Dương được xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001:2000. Hệ thống này được áp dụng cho tất cả các hoạt động và các bộ phận thuộc UBND phường An Dương.

Do đặc thù hoạt động của UBND Phường, Hệ thống quản lý chất lượng của UBND Phường không áp dụng mục 7.3 và 7.6 của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 và xem đó như một ngoại lệ/ điểm loại trừ.

            2. TÀI LIỆU HỆ THỐNG CHẤT LƯỢNG (Danh mục tài liệu nội bộ)

3. GIỚI THIỆU HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG

a) Yêu cầu chung

- Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1).

- Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của UBND phường (Danh mục tài liệu nội bộ).

b) Yêu cầu về hệ thống tài liệu

- Toàn bộ tài liệu thuộc Hệ thống quản lý chất lượng của UBND phường (Danh mục tài liệu nội bộ)

- Các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

c) Sổ tay chất lượng

d) Kiểm soát tài liệu

- Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ hệ thống tài liệu bao gồm: Tài liệu nội bộ (do UBND phường ban hành) và Tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài (các văn bản pháp quy và các tài liệu không do UBND phường ban hành nhưng áp dụng cho các quá trình nghiệp vụ của UBND phường).

- Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát tài liệu (QT01)

đ) Kiểm soát hồ sơ

- Nhằm đảm bảo kiểm soát đầy đủ các hồ sơ phát sinh để cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp có hiệu lực của HTQLCL.

- Tài liệu liên quan: Quy trình kiểm soát hồ sơ (QT02).

e) Trách nhiệm của Lãnh đạo

* Cam kết của Lãnh đạo

Lãnh đạo UBND phường cam kết về việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượng và cải tiến thường xuyên hiệu lực của hệ thống như:

- Truyền đạt cho mọi người về tầm quan trọng của việc đáp ứng yêu cầu khách hàng (tổ chức, công dân) cũng như yêu cầu của pháp luật.

- Xây dựng và phổ biến Chính sách chất lượng cho toàn thể cán bộ nhân viên.

- Xây dựng Mục tiêu chất lượng của UBND phường và các bộ phận, Kế hoạch thực hiệm mục tiêu, Báo cáo thực hiện mục tiêu - Phụ lục 3, 4, 10.

- Định kỳ tiến hành cuộc họp xem xét của Lãnh đạo.

Đảm bảo cung cấp đầy đủ các nguồn lực.

* Hướng vào khách hàng (tổ chức, công dân)

Lãnh đạo UBND phường đảm bảo các yêu cầu của khách hàng được xác định và đáp ứng nhằm nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng (tổ chức, công dân)

Xem phần 7.2.1 Xác định các yêu cầu liên quan đến sản phẩm

Xem phần 8.2.1 Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng.

* Chính sách chất lượng

UBND phường thiết lập Chính sách chất lượng (Phụ lục 2) và tuyên truyền cho tất cả các cán bộ, công chức thấu hiểu và thực hiện trong từng phần việc được phân công cho mỗi cán bộ, công chức. Chủ tịch UBND phường đảm bảo rằng chính sách chất lượng được định kỳ xem xét và cải tiến.

* Hoạch định

* Trách nhiệm, quyền hạn và trao đổi thông tin

- Sơ đồ tổ chức của UBND phường

- Quy định về trách nhiệm, quyền hạn của các cán bộ, công chức

- Quyết định phân công nhiệm vụ cho Đại diện lãnh đạo về chất lượng – QMR (Quyết định bổ nhiệm đại diện lãnh đạo về chất lượng)

- UBND phường cam kết thực hiện và duy trì các cuộc họp nội bộ hoặc phương tiện điện tử để trao đổi thông tin nội bộ của các ban và các thông tin về hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng.

* Xem xét của Lãnh đạo

- Lãnh đạo của UBND phường cam kết định kỳ tổ chức xem xét hệ thống quản lý chất lượng của UBND phường để đảm bảo hệ thống luôn thích hợp, thỏa đáng có hiệu lực và qua đó đánh giá được các cơ hội cải tiến và nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng (bao gồm cả thay đổi về Chính sách và Mục tiêu chất lượng).

- Tài liệu liên quan: Quy trình họp xem xét của Lãnh đạo (QT05).

f) Quản lý nguồn lực

g) Giải quyết công việc, cung cấp dịch vụ (tạo sản phẩm)

- UBND phường triển khai các quá trình cần thiết đối với việc thực hiện các công việc và các quá trình đảm bảo có sự nhất quán.

- Bảng mô tả hệ thống và mối tương tác của các quá trình thuộc hệ thống quản lý chất lượng (Phụ lục 1).

- Các văn bản pháp quy có liên quan đến hoạt động của UBND phường (Danh mục tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài).

Tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng của UBND phường (Danh mục tài liệu nội bộ).

h) Đo lường, phân tích và cải tiến

UBND phường đảm bảo hoạch định và triển khai các quá trình theo dõi, đo lường, phân tích và cải tiến cần thiết để:

- Chứng tỏ các công việc luôn phù hợp với yêu cầu quy định

- Đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn phù hợp

Thường xuyên nâng cao tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng